Comment déterminer les ressources nécessaires pour un projet ?

femme ordi opirtable et fleche dessinées

Pour réussir votre projet, il est indispensable d’identifier l’ensemble des ressources dont vous avez besoin pour le réaliser et ce, dès son initialisation.

On distingue trois principaux types de ressources :

  • Les ressources humaines
  • Les ressources matérielles
  • Les ressources financières

Pour vous aider à déterminer les ressources nécessaires, vous pouvez utiliser le Work Breakdown Structure (WBS) comme document de base (appelé organigramme des tâches du projet (OTP) ou encore structure de découpage du projet (SDP) en français). Le WBS est définit par le PMBOK comme le « découpage hiérarchique en livrables spécifiques des travaux à exécuter ». Cet outil vous aide à :

  • organiser l’ensemble du projet,
  • planifier les différentes tâches,
  • identifier les ressources nécessaires,
  • attribuer les tâches à chaque ressource,
  • établir le budget prévisionnel.

En tant que chef de projet, il est de votre responsabilité de correctement répartir ces ressources sur chaque tâche afin que votre projet soit rentable et exécuté dans les délais.

Découvrez comment définir les différentes ressources nécessaires à l’accomplissement de votre projet.

Les ressources financières

On parle ici du budget alloué au projet. Ce budget englobe tous les coûts et les dépenses engendrés par le projet :

  • Les salaires de tous les acteurs du projet
  • L’achat et la location de ressources matérielles
  • Les frais de fonctionnement
  • Les éventuels frais de déplacement

Comment déterminer vos ressources financières ?

Ces ressources sont déterminées par le client et validées par l’entreprise avant même le démarrage du projet, via le cahier des charges. Elles permettent de financer les ressources humaines et matérielles pour réaliser votre projet. Vous n’avez aucun pouvoir décisionnel sur le montant des ressources financières allouées au projet. Il est donc essentiel de réaliser un budget prévisionnel afin de gérer au mieux vos moyens financiers et de vous accorder une marge de manœuvre suffisante en cas de problèmes.

Les ressources matérielles

Les ressources matérielles englobent tout ce que possède déjà l’entreprise, mais également tout ce qui sera nécessaire à la réalisation du projet : lieux (salles, bâtiments, terrains, etc.), matériels et équipements (ordinateurs, téléphone, etc.), logiciels, outils, machines, matériaux de construction, etc.

Cela implique différents types d’investissements comme l’achat ou la location de matériels, d’outils ou de lieux que l’entreprise ne possède pas déjà.

Comment déterminer vos ressources matérielles ?

Vos ressources matérielles seront déterminées en fonction des différentes tâches, mais aussi en fonction du budget alloué au projet, des délais et de la qualité souhaitée. Vous devrez faire des choix : location, acquisition ou sous-traitance, matériel neuf ou d’occasion, de qualité moyenne ou supérieure, etc.

Les ressources humaines

Il s’agit de l’ensemble des acteurs qui travaillent sur le projet. Les ressources humaines sont fondamentales à tous projets car ce sont elles qui exécutent le travail. Le chef de projet doit s’entourer d’une équipe pluridisciplinaire qui possède les compétences, l’expérience et le savoir-faire indispensables à la réalisation du projet. Ces ressources humaines peuvent être recrutées au sein de l’entreprise ou à l’externe. Il peut également s’agir de prestataires ou de consultants qui interviendront ponctuellement ou de façon permanente sur le projet.

La durée d’une tâche va dépendre du nombre de ressources humaines qui lui est affecté. Par exemple, une personne seule mettra deux ans à construire une maison alors que dix personnes mettront seulement 3 mois.

Comment déterminer vos ressources humaines ?

Les ressources humaines sont les ressources les plus importantes d’un projet, il est donc normal de consacrer plus de temps à les déterminer. Pour vous aider, suivez ces quatre étapes.

  1. Lister les tâches

Avant de vous concentrer sur les ressources, vous devez d’abord dresser la liste de toutes les tâches nécessaires à la réalisation de votre projet.

  1. Identifier les compétences nécessaires

Ensuite, déterminez les différentes qualifications et compétences nécessaires à l’accomplissement des différentes tâches. Dressez une liste de tous les savoir-faire et compétences dont vous avez besoin : compétences métiers, techniques, managériales, etc. Ces compétences dépendent de la nature de la tâche à effectuer.

  1. S’aider d’outils adaptés

Consultez les archives de projets précédents afin de voir les différentes ressources et compétences utilisées. Ces informations existent et ont été archivées afin qu’elles puissent aider d’autres chefs de projet comme vous. N’hésitez donc pas à vous en servir.

  1. Recruter les bonnes personnes

Vous connaissez les compétences et les savoir-faire essentiels à l’exécution de votre projet, il est temps de rassembler les personnes qui les détiennent. Ce recrutement peut se faire en interne, au sein de votre organisation, ou bien en externe.

La phase de recrutement est très importante car vous mettez en place l’équipe qui va réaliser votre projet. Vous n’avez pas droit à l’erreur ou tout votre projet risque l’échec. Vous devez donc prendre en compte les compétences et le savoir-faire des futurs membres de votre équipe ainsi que leur motivation et leur volonté de s’impliquer dans le projet. Vous devez également vous assurer que le rôle et les responsabilités de chacun sont bien compris.

Si possible, gardez une liste de personnes auxquelles vous pourriez faire appel en cas de problèmes comme le départ soudain d’un collaborateur, un congé maladie prolongé, une surcharge de travail ou encore un retard à rattraper.

Enfin, n’oubliez pas que s’il vous manque une compétence, vous pouvez proposer une formation à l’un de vos collaborateurs.

Etablir un planning des ressources

Afin de visualiser l’organisation de l’ensemble de vos ressources (humaines, matérielles et financières), vous pouvez utiliser un planning des ressources. Celui-ci doit :

  • Prévoir les dates d’utilisation de chaque ressource, c’est-à-dire quand et combien de temps vous allez avoir besoin de vos collaborateurs, de tel matériel, outil ou équipement.
  • Identifier la quantité de ressources nécessaire pour chaque tâche du projet. Utilisez ce planning pour détailler les ressources dont vous avez besoin au quotidien.
  • Créer un calendrier détaillé de l’utilisation de chaque ressource. Utilisez les informations précédentes (les durées d’utilisation des ressources et les quantités nécessaires) et regroupez-les dans un calendrier afin de vous assurer que vous avez correctement alloué vos ressources.

En résumé

Sans ressources, la réalisation d’un projet est impossible. La planification, la disponibilité et l’optimisation des ressources sont considérées comme les clés de la réussite d’un projet. Vous devez donc déterminer précisément toutes les ressources nécessaires à l’accomplissement de votre projet afin de ne pas en manquer en cours de projet, ce qui pourrait avoir des conséquences néfastes sur son succès.

Enfin, si vos ressources sont limitées, vous devez créer le planning le plus efficace possible en minimisant la durée du projet et en maximisant l’utilisation des ressources disponibles

sources

4 thoughts on “Comment déterminer les ressources nécessaires pour un projet ?”

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